اطلاعات

مقدمه:

امروزه، اکثر سازمان‌ها در تمام بخش‌های صنعت، تجارت و دولت، به طور اساسی ، به سیستم‌های اطلاعاتی خود وابسته هستند. از نظر Rockart، فناوری اطلاعات، بگونه‌ای جدا نشدنی با کسب و کار گره خورده است. در صنایعی همچون ارتباطات از راه دور، رسانه، سرگرمی و خدمات مالی، جایی که محصول به طور فزاینده‌ای به سوی دیجیتالی شدن می‌رود و یا حتی به صورت دیجیتال درآمده است ، حیات سازمان‌ها بگونه‌ای تعیین کننده، به کارایی ابزارهای فناوری اطلاعات وابسته می‌باشد. با ظهور تجارت الکترونیک، استفاده از فناوری بعنوان راهی برای هدایت کسب و کار پذیرفته شد. در نتیجه،  سازمان‌ها بطور فزاینده‌ای به سمت ابزارهایی از فناوری جهت‌گیری نمودند که نه تنها عملیات موجود در کسب و کار را پشتبیانی و حمایت کرده، بلکه، فرصت‌هایی را برای سازمان خلق می‌نماید که آن فرصت‌ها فراهم کننده منبعی برای ایجاد مزیت رقابتی در سازمان می‌باشد.

شرح موضوع :

درحالیکه امروزه سازمان‌ها به دنبال توسعه روشی راهبردی‌به منظور مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات می‌باشند، احتمالا بسیاری از آنها در نتیجه تدابیر(تاکتیک‌های) گوناگون کوتاه مدت در خصوص سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات، به موقعیت فعلی خود رسیده‌ا‌ند.

بدون شک بسیاری از سازمان‌ها، خواستار بازبینی در سرمایه‌گذاری، و یا حتی آغازی دیگر در آن هستند، اما متاسفانه میراثی برایشان به جای مانده، که ناشی از یک رویکرد غیر راهبردی به سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات در گذشته است.

به ندرت امکان شروع مجدد وجود دارد، چرا که بسیاری از سازمان‌ها همچون بانک‌ها و شرکت‌های بیمه، هنوز به سیستمهایی وابسته‌اند که سالهای زیادی از توسعه آنها گذشته است. هیچ دلیل منطقی برای پیش‌بینی و انتظار موفقیت بیشتر در آینده بدلیل وجود موفقیت‌ها در گذشته، وجود ندارد مگر آنکه هم ‌اکنون توانایی و دانش خود را افزایش دهیم. یکی از مهمترین نمودهای مدیریت راهبردی بهره‌گیری از تجربیات(موفقیت‌ها و شکست‌های گذشته) می‌باشد. به هرحال، اینگونه به نظر می‌رسد که، نه تنها هیچ سازمانی قابلیت درک تمام وسعت تجربیات موجود در حیطه سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات را ندارد، بلکه، هر آنچه که تجربه می‌شود، همواره بطور قطعی، در دنیای خارج قابلیت ارزیابی و سنجش را ندارد. در این عنوان{نقش سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری در سازمان‌ها : نگاهی راهبردی} به ارزیابی سیر تکاملی سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات در سازمان‌های بزرگ؛ که از چندین دیدگاه و با استفاده از مدل‌های گوناگون{که در مقالات بعدی - جایی که به رویکردهایی خاص جهت تدوین برنامه‌ریزی راهبردی برای سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات نیاز خواهیم داشت - به بعضی از آنها خواهیم پرداخت} بررسی شده‌اند، می‌پردازیم.

تعدادی از نیروهای مهم و موثر بر سرعت پیشرفت فرآیند استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات، به منظور دستیابی به مزایا در کسب و کار، به شرح زیر می‌باشد. لازم به ذکر است، وزن نسبی هر کدام از عوامل، با گذر زمان، تغییر یافته، همچنین از سازمانی به سازمان دیگر، متفاوت می‌باشد. این عوامل شامل موارد زیر هستند:

• قابلیت‌ها و امکانات فناوری.
• اقتصاد مربوط به گسترش و آرایش فناوری.
• ابزارهای کاربردی که امکان عملیاتی شدن دارند.
• توانایی‌ها، شایستگی‌ها و مهارت‌های موجود در داخل سازمان و یا منابع خارجی، به منظور توسعه ابزارهای کاربردی.
• توانایی‌ها، شایستگی‌ها و مهارت‌های درون سازمانی، جهت استفاده از ابزارهای کاربردی.
• فشارهایی که بر روی سازمانی خاص و یا صنعت مرتبط با آن، جهت اصلاح و بهبود عملکرد وجود دارد.

طراح و عرضه کنندگان سيستم اشخاص حقيقي ياحقوقي هستند که مسئوليت برنامه‌ريزي ، طراحي ، نصب و هدايت پروژه استقرار سيستم هاي اطلاعاتي را برعهده دارند. نارسائيها ودشواريهاي مرتبط در اين حوزه به شرح زير تشريح مي شود :
1 - اگرچه امروزه بسياري از فنون و شيوه‌‌هاي مديريت پروژه هاي عمومي در پروژه هاي نرم افزاري نيز قابل به‌کارگيري است، ليکن پيچيدگي و انعطاف پذيري پروژه‌هاي نرم‌افزاري اين پروژه ها را از پروژه هاي عمومي متمايز مي سازد. علي رغم حساسيت و تفاوتهاي اساسي مديريت پروژه‌هاي نرم‌افزاري نسبت به مديريت پروژه‌‌هاي عمومي‌، شرکتها و موسسات رايانه‌اي در انتخاب مدير پروژه‌هاي طرح واستقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه دقت کافي مبذول نمي كنند واز کنار اين موضوع مهم که ساده انگاشتن آن ممکن است شکست پروژه را در پي داشته باشد ، به سادگي عبور مي كنند.
2 - تعاريف متفاوت و گاهاٌ متناقض از حدود و ثغور سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه توسط موسسات حرفه اي رايانه اي و مدعيان عرضه کننده چنين سيستم هايي . اين موضوع باعث گرديده است که برخي از اين موسسات با طراحي بخشي از سيستم هاي غير همپيوند مالي سازمانها و موسسات ( دفترداري ، مالي ، اموال و انبار ) يا انطباق برخي از نرم‌افزارهاي آماده رايانه اي با فعاليت سازمانها و موسسات تصور کنند که کار نظام بخشي انجام و در چهارچوب سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه حرکت مي كنند . اين طرز تلقي و درک ناصحيح از سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه باعث مي شود که کنترل هاي داخلي به صورت اصولي و متناسب با فعاليت سازمان استقرار نيابد و از طرفي نيازهاي اطلاعاتي استفاده کنندگان اعم از درون سازماني و برون سازماني برآورده نشود.
3 - هنوز اين درک ناصحيح در حوزه طراح و عرضه کنندگان سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه وجود دارد که فکر ميکنند بدون تغييرات بنيادي و آموزش و فرهنگ سازي مي‌توان روشهاي موجود و سيستم هاي اطلاعاتي سنتي ( دستي ) سازمانها و موسسات را مکانيزه كرد. اين درک اشتباه باعث گرديده است که برخي از سازمانها و موسسات نيازمند سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه طعمه چنين تفکر و نگرشي گرديده و متحمل هزينه و صرف زمان فراوان گردند و نهايتاٌ نتوانند سيستم هاي اطلاعاتي مناسب و مورد نياز سازمان را دراختيار گيرند.
4 - عدم آموزش مناسب طراحان و تحليلگران سيستم در زمينه «کسب مهارتهاي روابط انساني». توجه نداشتن به اين موضوع مهم باعث گرديده است در مواردي که تحليلگر صرفـــــا از دانش علوم سيســـتم‌ها ، رايانه و . . . برخوردار بوده و آموزش مناسب درباره «کسب مهارتهاي روابط انساني» را نديده باشد‌، امکان ارتباط با کاربران و دريافت اطلاعات از آنان ميسر نشود و در مواردي نتايج عدم ارتباط صحيح براي پروژه طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي فاجعه‌آميز خواهد بود و نهايتاٌ ممکن است به عدم استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه منجر شود.
5 - در اغلب موارد که سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه براساس نيازهاي اطلاعاتي سازمانها‌و به سفارش مشتري طرح و استقرار مي‌يابد ، توجه کافي به روابط سيستم ها با يکديگر به عمل نمي آيد و بررسي کافي و کارشناسانه درباره امکانات اطلاعاتي سيستم ها صورت نمي پذيرد. در اين حالت گروههاي کاري (تحليلگران و . . . ) طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه در اجراي کار گروهي از همکاري و ارتباط منظم با يکديگر غافل مي‌گردند و با تفکر توليد بسته هاي نرم افزاري (package) عملاٌ به توليد سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه اقدام مي كنند. چنين نگرش و تک روي و بررسي نکردن روابط سيستم ها با يکديگر در کار طراحي و مکانيزاسيون ، اغلب موجبات دوباره کاريهاي پر هزينه و زمان بر را در پي خواهد داشت و نکته مهم اينکه ممکن است اساس يکپارچگي سيستم که خصيصه بارز سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه است نيز خدشه دار شود.
6 - توجه و پرداختن به تحليل و طراحي فعاليتهايي که امکان مکانيزه كردن آنها وجود دارد و غافل شدن از تحليل و طراحي فعاليتهايي که بايستي به صورت دستي ليکن هماهنگ و يکپارچه باساير فعاليتها انجام پذيرد. در اين شيوه برخورد با طراحي سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه ، فرايندهاي جريان اطلاعات به صورت جامع مد نظر قرار نميگيرند و نهايتاٌ طراحي و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه به بخش رايانه اي آن ختم مي شود . اين نگرش و شيوه عمل ضمن مغاير بودن با تعريف سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه‌، همپيوندي و يکپارچگي جامع را در پي نخواهد داشت .
7 - در مواردي که سيستمهاي اطلاعاتي يکپارچه به سفارش و براساس نيازهاي اطلاعاتي مشتري صورت ميگيرد نگراني طراح به در جريان قراردادن مشتري از روند کار انجام شده در کليه مراحل طراحي مخصوصاٌ مراحل تجزيه و تحليل و تعيين حدود و ثغور سيستم هاست . بدين معني که طراح دائماٌ نگران درخواستهاي جديد از طرف مشتري و انجام کار مازاد بر زمان پيش بيني شده براي طراحي و استقرار سيستم هاست و هر گونه تعهدي را براي خوددست و پا گير مي داند. در چنين نگرشي سيستم هاي طراحي شده عمليات مورد انتظار استفاده کنندگان از سيستم را پوشش نخواهد داد و سرانجام طراحي و پياده سازي و اجراي سيستم با مشکلات عديده و تنگناههاي پيچيده و گسترده روبه رو مي‌شود.
8 - بي توجهي طراح و عرضه کنندگان سيستم به نيازهاي زمان راه اندازي سيستم و شيوه هاي جمع آوري اطلاعات و در مواردي اجتناب از همکاري دراين باره. بدين معني که طراح و عرضه کنندگان سيستم ، تدوين سناريوي راه اندازي و شيوه هاي جمع آوري و انتقال اطلاعات به سيستم را از وظايف خود نمي‌دانند و نهايتاٌ هدايت و آموزش کاربران را در فراهم سازي اطلاعات برعهده نمي گيرند . به همين دليل در مواردي علي رغم مناسب بودن سيستم طراحي يا عرضه شده ، سيستم به اجرا در نمي آيد و مشتري اشکالات غير مرتبط با سيستم را به سيستم طراحي يا عرضه شده نسبت مي دهد و ممکن است سيستم کنار گذاشته شود.
9 - بي توجهي طراح و عرضه کنندگان سيستم که وظيفه استقرار سيستم را برعهده دارند به قدمت فعاليت سازمان مشتري . بدين معني که عمليات طرح و استقرار به گونه اي صورت مي‌گيرد که سازمان مشتري در مرحله قبل از بهره برداري به سر مي برد و قرار است فعاليتهاي مرحله بهره برداري خود را با سيستم جديد آغاز كند . اين بي توجهي ، تبديل اطلاعات (Data conversion) مربوط به سيستم‌هايي که انجام فعاليت آنها در زمان راه‌اندازي مستلزم سلسله مراتب سيستمي است‌. ( مانند سيستم خريد که از پيشنهاد خريد شروع و تا تهيه سفارش، دريافت کالا و ثبت رويدادهاي مالي مرتبط بادفاتر حسابداري ادامه مي يابد و لازمه کار هر مرحله از فرايند خريد در سيستم ، انجام عمليات سيستمي مرحله قبل است) را با مشکلات عديده مواجه مي سازد.
10 - علي رغم وجود اين واقعيت که طراحي بخشهاي مختلف سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه نيازمند استفاده از تخصصهاي مختلف از جمله دانش انفورماتيک ، مهندسي صنايع ، دانش حسابداري ، دانش علوم سيستمهاست. متاسفانه هنوز اين مهم موردتوجه جدي موسسات حرفه اي رايانه‌اي و طراحان سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه قرار نمي گيرد و اغلب پروژه هاي نرم افزاري براساس تجربه متخصصان دانش انفورماتيک و در مواردي راهنمايي کاربران پروژه هاي مربوطه طرح و استقرار مي يابد. باتوجه به ناآشنايي کافي متخصصان دانش انفورماتيک با مباحث حسابداري و مالي ( به نظر نگارنده بيشترين مشکلات سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در اين زمينه خودنمايي مي‌کند ) و ساير دانشهاي مورد نياز و همچنين ناآشنايي کاربران با روشهاي طراحي و تکنيک هاي همپيوندي ، سيستم هاي طراحي و استقرار يافته کيفيت مطلوب را دارا نبوده و صرفاٌ ظاهري از سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در سازمان مشتري خودنمايي مي کند.

مشتري ( کاربران و مديران )
مقصود از مشتري اشخاصي هستند که به نحوي با سيستم سروکار دارند و استفاده کننده نهايي سيستم هستند و در اين نوشتار عمدتاٌ تحت عنوان سازمانها و موسسات از آنها نام برده شده است . نارسائيها و دشواريهاي طرح، استقرار و توسعه سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در حوزه مشتري ( مديران و کاربران) به شرح زير تشريح مي شود :
1 - به دليل آموزش نامناسب مديران سازمانها و موسسات و کار فرهنگي نكردن در رابطه با سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در کشور‌‌‌‌، هنوز اعتقاد برخي از مديران سازمانها و موسسات به تهيه سخت افزار و گرفتن برنامه‌هاي آماده رايانه ي است که در اين شيوه برخورد هيچگاه نيازهاي اطلاعاتي استفاده کنندگان درون سازماني و برون سازماني به صورت جامع برآورده نخواهد شد و از طرفي با نصب و استقرار چنين برنامه هاي آماده اي ،‌کنترل‌هاي داخلي به صورت اصولي در سازمان استقرار نمي‌يابد ، زيرا چنين سيستم‌هايي ضمن منطبق نشدن با واقعيتهاي سازمان ، نيازهاي مربوط به برنامه ريزي و کنترل را در نظر ندارند . به عبارتي در چنين نگرشي طراحي و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه به ديده تحصيل کالا نگريسته مي شود.
2 - برهيچکس پوشيده نيست که مهمترين عامل در هر سيستم اطلاعاتي کاربراني هستند که با سيستم کار مي‌کنند ، ليکن وجود کارکنان متخصص و ماهر شرط لازم است و شرط کافي نيست. علي رغم اين واقعيت هنوز در بسياري از سازمانها و موسسات کشور اعتقاد مديريت به ايجاد نظامهاي ارتباطي به جاي طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي مناسب و يکپارچه است . بدين معني که در اين گونه سازمانها روابط سازماني بر تفکر سيستمي حاکم و اعتماد مديريت به افراد است تا به سيستم . در چنين سازمانهايي اختيارات کامل بدون اعمال کنترل به مسئولان اعطا مي شود و به دليل اعتماد به افراد ، نياز به سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه و نهايتاٌ ايجاد نظام کنترل‌هاي داخلي سيستمي ( کنترلهاي خودکار ) به فراموشي سپرده مي شود .

3 – به دليل نشناختن موارد افتراق روشها و فرآيندهاي اصولي طرح واستقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه با روشها و فرايندهاي غير اصولي و نامطلوب از طرف استفاده کنندگان‌، اغلب تصور مي شود که رسالت و هدف سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه انجام کارهاي جاري سازمان به شيوه اي که پيش از استقرار سيستم و نظام بخشي به صورت دستي انجام مي شد. و به همين دليل بسترسازي براي استقرار سيستم و همچنين آمـوزش کاربران مورد توجه جدي قرار نمي گيرد . در چنين سازمانهايي تفاوت در اختيار داشتن نرم افزار مناسب مشخص نمي‌شود و هزينه ها و زمان قابل توجهي مصروف پروژه اي مي شود که اولاٌ تغيير و تحول اساسي را در سازمان در پي ندارد و ثانيا کار طراحي و استقرار سيستم‌‌‌‌ها با دشواري همراه و در مواردي به شکست منجر مي شود .
4 - برخوردهاي متفاوت مديران و استفاده کنندگان نهايي پروژه هاي مختلف طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه درباره موضوعات کاملاٌ واحد و يکسان در سازمانهاي مختلف و اصرار به مکانيزه شدن فرايندها و روشهاي انجام کار به شيوه مورد نظر آنان . در واقع کاربران در امر نظام بخشي و طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه بيشتر دنبال اعمال سلايق شخصي و عمدتاٌ اصرار بر مکانيزه شدن فرايندهاي جريان اطلاعات براساس استثنائات هستند تا طرح و استقرار سيستمي براساس تفکر سيستماتيک . اين موضوع ضمن دشواري عمليات ، زمان طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه را طولاني و سيستم را نيز از مسير اصلي و منطقي خود دور ساخته و در نهايت ارتقاي اساسي در وضعيت سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه صورت نمي گيرد .
5 - در اغلب پروژه هاي طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه علي رغم وجود کميته‌هاي کاري و تعيين وظايف اعضاي کميته ها ، کاربران در زمان شناخت وضعيت موجود توسط طراح و تجزيه و تحليل و تعيين مشخصات سيستم‌ها ، با پروژه طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه همکاري مناسبي نمي كنند که اين موضوع به دليل کار فرهنگي نكردن قبل از آغاز عمليات اجرايي پروژه و آموزش ندادن کاربران و استفاده کنندگان درباره سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه مي باشد ، به همين جهت در اغلب پروژه هاي طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه نيازهاي کاربران بعد از تعيين مشخصات سيستم ها و طراحي مشخص مي‌شود و در آن زمان اصرار بر تعبيه موضوعهاي مورد درخواست در سيستم مي‌‌شود . به دليل موضوعات اشاره شده طراحي بخش قابل توجهي از سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در ايران در زمانهاي راه اندازي و حتي نگهداري سيستم انجام مي‌پذيرد که ضمن طولاني شدن دوره طرح و استقرار سيستم ، کيفيت کار طراحي نيز تنزل مي يابد.
6 - برخي از مديران سازمانها و موسسات علي‌رغم احساس نياز به سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه ، هزينه طرح و استقرار چنين سيستم‌هايي را بالا و غير متعارف تلقي و به همين دليل اجراي پروژه طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه و اساسا امر نظام بخشي را از طريق نيروي انساني داخل سازمان دنبال مي كنند. بدين معني که مديران فکر مي کنند با به کارگيري افراد داخل سازمان مي توانند ضمن کاهش هزينه ها به اين مهم دست يابند. هر چند به طور معمول افراد خبره طرح و استقرار چنين سيستم هايي در موسسات حرفه‌اي مشغول بکارند ، ليکن اگر سازمانها چنين افراد خبره اي را نيز در اختيار داشته باشند، به دليل مسائل سازماني ، اين افراد از پشتيباني مديريت برخوردار نمي گردند و کار نظام بخشي و پروژه طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه اغلب با شکست مواجه يا به تهيه برخي از دستورالعمل‌ها و آئين نامه هاي مالي ختم مي‌‌شود .
7 - در اغلب پروژه هاي نرم افزاري اعم از طراحي سيستم به سفارش مشتري يا تحصيل نرم افزار سيستم برنامه‌ريزي منابع انساني اين مشکل خودنمايي مي‌کند که شخصي به عنوان تصميم گير پروژه ( رابط مشتري با طراح يا عرضه کننده نرم افزار ) از طرف مشتري معرفي نمي شود و کليه مديران و کاربران سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه نقش تصميم گير پروژه را ايفا مي كنند . ساده انگاشتن چنين امر مهمي در اغلب موارد پروژه هاي طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه را با بحرانهاي جدي روبه رو مي سازد و به دليل اعمال سلايق گوناگون از طرف کاربران به عنوان تصميم گير پروژه ، اغلب پروژه هاي نرم افزاري از ناکجا آباد سر در مي آورند و صرفا شکل ظاهري سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در سازمان مشتري خودنمايي مي کند .

دولت و نهادهاي حرفه اي
مقصود از دولت و نهادهاي حرفه اي ارگانهايي هستند که به صورت مستقيم در طرح و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه دخالت ندارند و صرفا درباره بسترسازي ، آموزش و نظارت نقش اساسي دارند. نارسائيها و دشواريهاي طرح ، استقرار و توسعه سيستم‌‌هاي اطلاعاتي يکپارچه در اين حوزه به شرح زير تشريح مي شود:
1 - در زمينه معرفي سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه و مفهوم و کاربردآن ، آموزش و اطلاع رساني مناسبي از طرف نهادهاي علمي و دانشگاهي و ديگر نهادهاي حرفه‌اي به عمل نيامده و کار فرهنگي مناسبي درباره ارتقاي سطح بينش مديران در رابطه با سيستم‌هاي مزبور صورت نپذيرفته است. به همين دليل مديران سازمانها و موسسات کشور بدون آگاهي کامل از آثار محيط سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه بر کنترل‌هاي داخلي و اساسا دشواريهاي طبيعي استقرار چنين نظامهايي ، در پي به کارگيري نظامهاي مزبور برمي آيند که اين عدم شناخت بروز مشکلاتي را در رابطه با طرح و استقرار سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه به همراه خواهد داشت.
2 - هر چند در زمينه حسابرسي سيستم هاي رايانه اي مقالاتي به چاپ رسيده و سازمان حسابرسي و برخي از استادان حرفه حسابداري و حسابرسي کشور نيز اقدام به ترجمه يا تاليف چندين کتاب نموده‌اند، ليکن به دليل به کارگيري محدود سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه توسط سازمانها و موسسات کشور ، مقوله حسابرسي سيستم‌هاي رايانه‌اي و مفاهيم و روشهاي آن که در رابطه با سيستم‌هاي مزبور کاربرد دارد و نه در رابطه با برنامه‌هاي آماده رايانه اي، در حد مباحث تئوريک باقيمانده و بسط و توسعه نيافته است‌. به همين جهت اغلب حسابرسان مستقل بدون شناخت کافي از آثار محيط سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه بر کنترل هاي داخلي نسبت به حسابرسي سازمانهايي اقدام مي‌كنند که داراي چنين سيستم هايي هستند. در نتيجه در مواردي ممکن است اظهار نظرهايي درباره مستندسازي معاملات و رعايت کنترل‌هاي داخلي از سوي حسابرسان مستقل ( با توجه به جايگاه آنان ) صورت گيرد که آثار نامطلوبي را بر سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه داشته باشد و سيستم را از مسير اصلي خود منحرف سازد .
3 - تحليلگران و طراحان به تعداد مورد نياز جامعه پرورش نمي يابند . اگر چه بخشي از اين کمبود مرتبط با پيچيدگي کار طراحي ، نيازمندي تحليلگران و طراحان سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه به آگاهي داشتن از چندين دانش از جمله دانش انفورماتيک ، فناوري اطلاعات ، دانش حسابداري ، دانش مديريت و مجموعه اي از رشته هاي علمي مرتبط است، ليکن مراکز علمي و نهادهاي حرفه‌اي در اين باره نقش خود را به درستي ايفا نمي‌كنند .
4 - آموزش لازم توسط نهادهاي حرفه‌اي و مراکز علمي درباره مستندسازي معاملات و رخدادهاي مالي صورت نمي گيرد . بدين معني که هنوز در کشور فرهنگ مستندسازي عمدتا معادل استفاده از کاغذ است و در مواردي حتي حسابرسان مستقل رعايت ويژگي کيفي «قابليت اتکا» را استفاده از فرم‌‌ها و تائيدات مربوطه قلمداد مي كنند . توجه نداشتن به اين موضوع مهم ، جريان اطلاعات و روشهاي پردازش آن را از مسير اصولي و منطقي خود دور ساخته و صرف هزينه‌هاي فراوان را به کشور تحميل مي كند.

نتيجه گيري
موفقيت کامل استقرار و به کارگيري موثر سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه در سازمانها و موسسات کشور مستلزم تمرکز بر برنامه‌ريزي‌، تعريف استراتژي کاري ، پرهيز از پرداختن و اهميت دادن بيش از حد به عمليات طراحي و انتخاب نرم‌افزار،‌محور بودن عرضه کنندگان سيستم، انطباق نرم افزار با شرايط محيطي و استانداردهاي ملي حسابداري در امر استقرار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه است. علي‌رغم اهميت فعاليت پياده سازي از مجموع فعاليتهاي طرح و استقرار سيستم هاي مزبور‌، هنوز اين مهم در کشور مورد توجه جدي قرار نگرفته و درک صحيح و تخمين درست از اثرات آن به عمل نمي آيد و به همين لحاظ سازمانها و موسساتي که به نوعي ديگر اين مرحله از سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه هستند، نتيجه‌اي سريع و عالي را از اين مرحله طلب مي كنند که اين طرز تلقي خود تفکري غلط در پياده سازي سيستم هاي مذکور است، زيرا ساختار سيستم هاي اطلاعاتي يکپارچه و نحوه کارکرد اين سيستم ها بسيار متفاوت با شيوه هاي کارکرد سيستم هاي اطلاعاتي سنتي و يا نرم افزارهاي آماده رايانه اي است از

نارسائیها و دشواریهای سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه: در جریان طرح ، استقرار و توسعه سیستم های اطلاعاتی یکپارچه سه كارگزار نقش اساسی دارند:
الف ) طراح ( تحلیلگر یا آنالیست ) و عرضه کنندگان سیستم؛
ب ) مشتری ( کاربران و مدیران )؛
ج ) دولت و نهادهای حرفه ای.

طراح و عرضه کنندگان سیستم
طراح و عرضه کنندگان سیستم اشخاص حقیقی یاحقوقی هستند که مسئولیت برنامه‌ریزی ، طراحی ، نصب و هدایت پروژه استقرار سیستم های اطلاعاتی را برعهده دارند. نارسائیها ودشواریهای مرتبط در این حوزه به شرح زیر تشریح می شود :
1 - اگرچه امروزه بسیاری از فنون و شیوه‌‌های مدیریت پروژه های عمومی در پروژه های نرم افزاری نیز قابل به‌کارگیری است، لیکن پیچیدگی و انعطاف پذیری پروژه‌های نرم‌افزاری این پروژه ها را از پروژه های عمومی متمایز می سازد. علی رغم حساسیت و تفاوتهای اساسی مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری نسبت به مدیریت پروژه‌‌های عمومی‌، شرکتها و موسسات رایانه‌ای در انتخاب مدیر پروژه‌های طرح واستقرار سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه دقت کافی مبذول نمی كنند واز کنار این موضوع مهم که ساده انگاشتن آن ممکن است شکست پروژه را در پی داشته باشد ، به سادگی عبور می كنند.
2 - تعاریف متفاوت و گاهاٌ متناقض از حدود و ثغور سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه توسط موسسات حرفه ای رایانه ای و مدعیان عرضه کننده چنین سیستم هایی . این موضوع باعث گردیده است که برخی از این موسسات با طراحی بخشی از سیستم های غیر همپیوند مالی سازمانها و موسسات ( دفترداری ، مالی ، اموال و انبار ) یا انطباق برخی از نرم‌افزارهای آماده رایانه ای با فعالیت سازمانها و موسسات تصور کنند که کار نظام بخشی انجام و در چهارچوب سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه حرکت می كنند . این طرز تلقی و درک ناصحیح از سیستم های اطلاعاتی یکپارچه باعث می شود که کنترل های داخلی به صورت اصولی و متناسب با فعالیت سازمان استقرار نیابد و از طرفی نیازهای اطلاعاتی استفاده کنندگان اعم از درون سازمانی و برون سازمانی برآورده نشود.
3 - هنوز این درک ناصحیح در حوزه طراح و عرضه کنندگان سیستم های اطلاعاتی یکپارچه وجود دارد که فکر میکنند بدون تغییرات بنیادی و آموزش و فرهنگ سازی می‌توان روشهای موجود و سیستم های اطلاعاتی سنتی ( دستی ) سازمانها و موسسات را مکانیزه كرد. این درک اشتباه باعث گردیده است که برخی از سازمانها و موسسات نیازمند سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه طعمه چنین تفکر و نگرشی گردیده و متحمل هزینه و صرف زمان فراوان گردند و نهایتاٌ نتوانند سیستم های اطلاعاتی مناسب و مورد نیاز سازمان را دراختیار گیرند.
4 - عدم آموزش مناسب طراحان و تحلیلگران سیستم در زمینه «کسب مهارتهای روابط انسانی». توجه نداشتن به این موضوع مهم باعث گردیده است در مواردی که تحلیلگر صرفـــــا از دانش علوم سیســـتم‌ها ، رایانه و . . . برخوردار بوده و آموزش مناسب درباره «کسب مهارتهای روابط انسانی» را ندیده باشد‌، امکان ارتباط با کاربران و دریافت اطلاعات از آنان میسر نشود و در مواردی نتایج عدم ارتباط صحیح برای پروژه طرح و استقرار سیستم های اطلاعاتی فاجعه‌آمیز خواهد بود و نهایتاٌ ممکن است به عدم استقرار سیستم های اطلاعاتی یکپارچه منجر شود.
5 - در اغلب موارد که سیستم های اطلاعاتی یکپارچه براساس نیازهای اطلاعاتی سازمانها‌و به سفارش مشتری طرح و استقرار می‌یابد ، توجه کافی به روابط سیستم ها با یکدیگر به عمل نمی آید و بررسی کافی و کارشناسانه درباره امکانات اطلاعاتی سیستم ها صورت نمی پذیرد. در این حالت گروههای کاری (تحلیلگران و . . . ) طرح و استقرار سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه در اجرای کار گروهی از همکاری و ارتباط منظم با یکدیگر غافل می‌گردند و با تفکر تولید بسته های نرم افزاری (package) عملاٌ به تولید سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه اقدام می كنند. چنین نگرش و تک روی و بررسی نکردن روابط سیستم ها با یکدیگر در کار طراحی و مکانیزاسیون ، اغلب موجبات دوباره کاریهای پر هزینه و زمان بر را در پی خواهد داشت و نکته مهم اینکه ممکن است اساس یکپارچگی سیستم که خصیصه بارز سیستم های اطلاعاتی یکپارچه است نیز خدشه دار شود.
6 - توجه و پرداختن به تحلیل و طراحی فعالیتهایی که امکان مکانیزه كردن آنها وجود دارد و غافل شدن از تحلیل و طراحی فعالیتهایی که بایستی به صورت دستی لیکن هماهنگ و یکپارچه باسایر فعالیتها انجام پذیرد. در این شیوه برخورد با طراحی سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه ، فرایندهای جریان اطلاعات به صورت جامع مد نظر قرار نمیگیرند و نهایتاٌ طراحی و استقرار سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه به بخش رایانه ای آن ختم می شود . این نگرش و شیوه عمل ضمن مغایر بودن با تعریف سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه‌، همپیوندی و یکپارچگی جامع را در پی نخواهد داشت .
7 - در مواردی که سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه به سفارش و براساس نیازهای اطلاعاتی مشتری صورت میگیرد نگرانی طراح به در جریان قراردادن مشتری از روند کار انجام شده در کلیه مراحل طراحی مخصوصاٌ مراحل تجزیه و تحلیل و تعیین حدود و ثغور سیستمها است. بدین معنی که طراح دائماٌ نگران درخواستهای جدید از طرف مشتری و انجام کار مازاد بر زمان پیش بینی شده برای طراحی و استقرار سیستم هاست و هر گونه تعهدی را برای خوددست و پا گیر می داند. در چنین نگرشی سیستم های طراحی شده عملیات مورد انتظار استفاده کنندگان از سیستم را پوشش نخواهد داد و سرانجام طراحی و پیاده سازی و اجرای سیستم با مشکلات عدیده و تنگناههای پیچیده و گسترده روبه رو می‌شود.
8 - بی توجهی طراح و عرضه کنندگان سیستم به نیازهای زمان راه اندازی سیستم و شیوه های جمع آوری اطلاعات و در مواردی اجتناب از همکاری دراین باره. بدین معنی که طراح و عرضه کنندگان سیستم ، تدوین سناریوی راه اندازی و شیوه های جمع آوری و انتقال اطلاعات به سیستم را از وظایف خود نمی‌دانند و نهایتاٌ هدایت و آموزش کاربران را در فراهم سازی اطلاعات برعهده نمی گیرند . به همین دلیل در مواردی علی رغم مناسب بودن سیستم طراحی یا عرضه شده ، سیستم به اجرا در نمی آید و مشتری اشکالات غیر مرتبط با سیستم را به سیستم طراحی یا عرضه شده نسبت می دهد و ممکن است سیستم کنار گذاشته شود.
9 - بی توجهی طراح و عرضه کنندگان سیستم که وظیفه استقرار سیستم را برعهده دارند به قدمت فعالیت سازمان مشتری . بدین معنی که عملیات طرح و استقرار به گونه ای صورت می‌گیرد که سازمان مشتری در مرحله قبل از بهره برداری به سر می برد و قرار است فعالیتهای مرحله بهره برداری خود را با سیستم جدید آغاز كند . این بی توجهی ، تبدیل اطلاعات (Data conversion) مربوط به سیستم‌هایی که انجام فعالیت آنها در زمان راه‌اندازی مستلزم سلسله مراتب سیستمی است‌. ( مانند سیستم خرید که از پیشنهاد خرید شروع و تا تهیه سفارش، دریافت کالا و ثبت رویدادهای مالی مرتبط بادفاتر حسابداری ادامه می یابد و لازمه کار هر مرحله از فرایند خرید در سیستم ، انجام عملیات سیستمی مرحله قبل است) را با مشکلات عدیده مواجه می سازد.
10 - علی رغم وجود این واقعیت که طراحی بخشهای مختلف سیستم های اطلاعاتی یکپارچه نیازمند استفاده از تخصصهای مختلف از جمله دانش انفورماتیک ، مهندسی صنایع ، دانش حسابداری ، دانش علوم سیستمهاست. متاسفانه هنوز این مهم موردتوجه جدی موسسات حرفه ای رایانه‌ای و طراحان سیستم های اطلاعاتی یکپارچه قرار نمی گیرد و اغلب پروژه های نرم افزاری براساس تجربه متخصصان دانش انفورماتیک و در مواردی راهنمایی کاربران پروژه های مربوطه طرح و استقرار می یابد. باتوجه به ناآشنایی کافی متخصصان دانش انفورماتیک با مباحث حسابداری و مالی ( به نظر نگارنده بیشترین مشکلات سیستم های اطلاعاتی یکپارچه در این زمینه خودنمایی می‌کند ) و سایر دانشهای مورد نیاز و همچنین ناآشنایی کاربران با روشهای طراحی و تکنیک های همپیوندی ، سیستم های طراحی و استقرار یافته کیفیت مطلوب را دارا نبوده و صرفاٌ ظاهری از سیستم های اطلاعاتی یکپارچه در سازمان مشتری خودنمایی می کند.

اطلاعــــــاتي كه دراختيار مديران قرار مي گيرند با سه مشكل اساسي روبرو هستند:
اطلاعات ناقص و ناكافي؛
به موقع نبودن اطلاعات ارائه شده؛
اطلاعات بيش از اندازه.
براي حل مورد اول بايد سيستم اطلاعاتي (INFORMATION SYSTEM=IS) طوري طراحي شود تا بتواند فاكتورهاي بيشتري از درون و بيرون سازمان درنظر بگيرد.
درباره مورد دوم كه عنصر مورد تاكيد درواقع سرعت ارائه اطلاعات لازم براي مديـــران است كه در شرايط امروز اهميت فوق العاده پيدا كرده است. چرا كه لحظه اي تأخير در اتخاذ يك تصميم مناسب ممكن است فرصتي بزرگ را از دست بدهد و براي اين مورد بايد سيستم پشتيباني تصميم گيري طوري طراحي شود تا بتواند اطلاعات موردنياز را در زمان مناسب در اختيار مديران قرار دهد. چه بسا كه در بسياري از سازمانها زماني اطلاعات لازم در اختيار مديران قرار مي گيرد كه ديگر فرصت از دست رفته است.
اما مورد سوم متوجه اطلاعات بيش از اندازه است زيرا به همان اندازه كه كمبود اطلاعات مشكل آفرين است اطلاعات بيش از اندازه هم باعث سردرگمي مديران مي شود و باعث مي شود كه مديران نتوانند در زمان مناسب، تصميم مناسب اتخاذ كنند. باتوجه به مسائل يادشده مي تـــوان گفت براي اينكه مديران بتوانند تصميم منــاسب و ناقص، نبود يك سيستم پشتيباني تصميم گيري (DSS) وسيستم هاي گزارش دهي مديريت (MRS) كه ازقابليت انعطاف پاييني برخوردارند، باعث مي شوند كه در استفاده از تكنولوژي اطلاعات بسيار ناكارآمد عمل كنيم.
براي حل اين مشكلات راه حلهاي زير پيشنهاد مي گردد:

طراحي سيستم اطلاعات لازم (IS) مناسب كه قابل انعطاف باشد و بتواند فاكتورهاي داخلي و خارجي سازمان و به طور قابل توجه درنظر بگيرد و فاكتورهاي سيستم هاي هـــوشمند را درحد امكـــان در خود داشته باشد تـــا بتواند باتوجه به تغييرات محيط به روز عمل كند؛

طراحي سيستم اطلاعات كه قابليت ارائه اطلاعات در تمام بخشهاي سازمان به صورت كلي و جزئي، داشته باشد؛

طراحي سيستم هاي گزارش دهي كه اين سيستم ها بتوانند گزارشها متنوعي به مديران بدهند كه اين نكته از اهميت فراواني برخوردار اس

ت و فراهم كردن چنين سيستمي دست مديران